image

Moravia Systems, a. s.

Digitalizace správy dokumentů pro dodavatele průmyslových armatur

Výchozí problém

aneb co stálo u zrodu spolupráce

Moravia Systems, a. s. patří mezi osvědčené české dodavatele armatur, potrubí a potrubních dílů pro celou řadu průmyslových oborů. 

Když nás společnost oslovila, většinu dokumentů evidovala v papírové podobě. Pro správu pracovních pozic používala jednoduchou desktopovou aplikaci od malého dodavatele, který ji ale přestal vyvíjet a podporovat. Nevyhovující stav vedl k rozhodnutí digitalizovat veškerou dokumentaci a nástroje pro řízení firmy. 

Řešení problému

aneb jak jsme vše napravili

Naše řešení na platformě MS SharePoint zvítězilo ve výběrovém řízení, kterého se zúčastnilo pět dalších firem. Vytvořili jsme intranet, kde zaměstnanci snadno naleznou všechny dokumenty a vedení má pod kontrolou veškeré schvalování procesů.

  • Pracovní pozice jsou přehledně evidovány včetně popisu náplně práce, nadřízených, podřízených a zařazení do střediska i divize. Přístup k nim je ale omezen na základě přístupových práv. Vytváření nových je omezeno schvalovacím procesem. Celou organizační strukturu lze zobrazit v grafické podobě a vyhledávat v ní.
  • S pracovní náplní se jednoduše seznámí i pracovníci, kteří k práci nepoužívají počítač – jakoukoliv pozici lze vygenerovat do PDF, vytisknout a poté nahrát zpátky do systému v podobě naskenovaného dokumentu.
  • Každý při nástupu obdrží e-mailem všechny související směrnice k prostudování. Potvrzení přečtení je ukládáno například pro potřeby auditů. Na pročtení všech potřebných směrnic dohlíží pomocí systému personalista. Publikování nové směrnice je automaticky oznámeno zaměstnancům i nadřízeným kterých se týká.
  • Z každé porady vzniká strukturovaný zápis. Zároveň jsou ihned zaměstnancům přidělovány úkoly, které se rovnou přepisují do centrálního seznamu úkolů. Zápis schvaluje nadřízený vedoucího porady a rozesílá se v PDF souboru dle nastaveného scénáře. Zápisy na sebe mohou navazovat a přebírat z předchozích zápisů historii.
  • Proces přijímání a schvalování požadavků od zaměstnanců je zpracován do podoby přednastaveného pracovního postupu, který při schválení požadavku končí automatickým zadáním úkolů příslušným pracovníkům.
  • Nařízení, včetně případných souvisejících úkolů, lze snadno rozeslat mezi všechny divize, resp. pracovníky, kterých se týká. Všem zúčastněným navíc přijde e-mailové upozornění.
  • Formuláře jsou ve firmě spravovány centrálně, aby byly vždy aktuální. Vytvoření nového je podmíněno schvalovacím procesem, který končí rozesláním e-mailu s informací o novém formuláři všem dotyčným zaměstnancům.ormuláře jsou ve firmě spravovány centrálně, aby byly vždy aktuální. Vytvoření nového je podmíněno schvalovacím procesem, který končí rozesláním e-mailu s informací o novém formuláři všem dotčeným zaměstnancům.
  • Všechny úkoly jsou evidovány na jednom místě. Každý přitom vidí jen ty, které se ho týkají – buď protože byly přiděleny přímo jemu, nebo se jedná o úkoly podřízených.

Použité moduly

aneb co může umět i váš intranet

  • Organizační struktura
    Přehledné zobrazení firemní struktury a její snadné prohledávání
  • Správa pracovních pozic 
    Přehledná správa pozic a snazší zaškolování zaměstnanců
  • Centrální evidence úkolů
    Všechny úkoly včetně termínů pohromadě na jednom místě
  • Přehlednější intranet 
    Jednoduché sdílení interních aktualit a rychlý sběr zpětné vazby 
  • Zápisy z porad 
    Sjednocené výstupy z porad a jejich efektivní distribuce 
  • Správa požadavků a návrhů zaměstnanců 
    Standardizovaný proces správy a schvalování požadavků 
  • Firemní formuláře 
    Zpřehledňují práci s formuláři ve firmě a udržují je aktuální
  • Schvalování a správa interních dokumentů
    Snadná správa, schvalování a archivace interních dokumentů

Použité technologie

aneb bez čeho se neobejdeme

  • MS SharePoint Foundation 
  • MS SQL server 

Potřebujete podobné řešení?

Další reference