image

Kovárna VIVA a.s.

Zlepšení interní komunikace, bezpečná práce s dokumenty a kvalitní správa ISO dokumentace díky Pinya SharePoint řešení. 

Výchozí problém

aneb co stálo u zrodu spolupráce

Kovárna VIVA a.s. patří mezi nejmodernější kovárny střední Evropy. Založena byla v roce 1992 a navazuje na tradici kovárny firmy Baťa, jež vznikla v roce 1932. Navrhuje a vyrábí zápustkové výkovky z nejkvalitnější oceli pro nejlepší firmy světového průmyslu. Specializuje se na výrobu zápustkových výkovků z legovaných, mikrolegovaných, uhlíkových a konstrukčních ocelí, a to včetně bezpečnostních dílů. V současné době zaměstnává přes 500 zaměstnanců. Vizitkou firmy jsou unikátní řešení a prvotřídní kvalita.

Kovárna VIVA využívala pro správu dokumentů včetně ISO dokumentace systém Microsoft SharePoint. Implementace systému však zůstala nedotažená. Systém běžel na dvou serverech, struktura i kapacita databázového serveru nebyla dostatečná, na půli cesty zůstalo řešení zabezpečení a zálohování dat. Samotný systém schvalování, správy a distribuce dokumentů nefungoval optimálně. Evidence dokumentů byla částečně vedena mimo systém SharePoint v tabulkovém editoru. Cílem našeho řešení bylo vylepšit fungování systému správy dokumentů SharePoint tak, aby zjednodušil práci s interními dokumenty, uměl pracovat s ISO dokumentací a byl zároveň kvalitně zabezpečen. 

Řešení problému

aneb jak jsme vše vylepšili

Práce na novém systému správy dokumentů pro kovárnu VIVA jsme zahájili hloubkovou analýzou stavu serverové infrastruktury a nastavení systému Microsoft SharePoint.

Pro správný chod celého systému bylo nejdříve nutné upravit hardwarové vybavení. Navrhli jsme tedy zcela novou strukturu SharePoint farmy s webovým neboli dotazovým serverem a serverem databázovým. Nové řešení zajistilo jak bezproblémový chod kompletní firemní infrastruktury, tak firmu připravilo na všechna budoucí rozsáhlá rozšíření. Kvalitní systém zálohování a zabezpečení dat dává společnosti jistotu, že důležité firemní dokumenty nemohou být znehodnoceny či odcizeny.

Modul ISO dokumentace prošel v našem řešení zásadní rekonstrukcí. Pro Kovárnu VIVA jsme navrhli a implementovali kompletní systém notifikací souvisejících s ISO dokumentaci. Nyní všem dotčeným zaměstnancům systém automaticky zasílá upozornění na revizi, změnu a blížící se konec platnosti dokumenty.  Upravili jsme rovněž knihovny dokumentů tak, aby jejich struktura byla logická a zároveň jednoduchá na správu.

Pro SharePoint Kovárny VIVA jsme následně navrhli zcela nový modul s názvem Akční plány. V modulu jsme definovali unikátní datovou strukturu i workflow, přidali do něj systém centrální evidence úkolů, emailové notifikace a reporty.

Třetí důležitou změnou byla implementace fulltextového vyhledávání do kompletního SharePoint řešení. Vytvořili jsme proto levé menu, pomocí kterého mohou uživatelé nejen vyhledávat, ale také jednoduše přecházet mezi jednotlivými moduly.

Bonusem řešení Pinya je bezpochyby přenositelnost aplikace. Je možné jej aktivovat nad libovolným webem nebo řešení Pinya SharePoint do tohoto webu implementovat.

Kovárna VIVA díky spolupráci s Pinya získala kompletní a stabilní řešení správy dokumentace v jednoduchém prostředí SharePoint s vysokou mírou bezpečí. Práce s dokumenty je nyní pro zaměstnance jednodušší, rychlejší a přehlednější. Nemusejí trávit hodiny času papírovou prací, vše za ně řídí a kontroluje náš systém.


Použité moduly

aneb co může umět i váš intranet

  • Řízená ISO dokumentace
  • Centrální evidence úkolů
  • Řízení projektů
  • Schvalování a správa interních dokumentů
  • Snadná správa, schvalování a archivace interních dokumentů
  • Tvorba workflow

Použité technologie

aneb bez čeho se neobejdeme

  • SharePoint Online

Potřebujete podobné řešení?

Další reference