image

Bohemia Certification, s. r. o.

Efektivnější správa obchodní agendy pro certifikační společnost

Výchozí problém

aneb co stálo u zrodu spolupráce

Bohemia Certification, s. r. o. je česká certifikační společnost s mezinárodní působností, která poskytuje auditorské služby a školí zaměstnance ve státní i komerční sféře, včetně pracovníků dalších certifikačních orgánů.

Když nás společnost oslovila, dařilo se jí natolik dobře, že se jednatelé začínali v množství zakázek ztrácet. Nevyužívali totiž žádný systém pro centralizovanou správu dokumentů – všechny obchodní případy evidovali v Lotus Notes a excelových tabulkách. Postrádali nástroj, který by jim umožnil snáze a efektivněji přidělovat úkoly a kontroloval jejich plnění. 

Řešení problému

aneb jak jsme vše napravili

O řešení nebylo třeba dlouze diskutovat – bylo zřejmé, že firma potřebuje vlastní intranet. Zvolili jsme platformu Microsoft SharePoint a doplnili ji o vlastní moduly, které rozšířily základní funkcionalitu. Abychom zajistili plynulý přechod ze starého systému na nový, po nakonfigurování jsme do intranetu naimportovali všechny dosavadní dokumenty. Tím ale naše práce neskončila – nadále zajišťujeme bezvýpadkový provoz a uživatelskou podporu.

  • Díky centrální evidenci aktivit mohou týmy snadno evidovat veškerou obchodní agendu a spravovat všechny dokumenty na jednom místě.
  • Řízení přístupových práv umožňuje omezit přístup do různých částí intranetu a k citlivým dokumentům.
  • Obchodní případy jsou vedeny jako klientské karty, které obsahují kontaktní informace a všechny dokumenty od prvního jednání s klientem až po vystavení certifikátu.
  • Systém je napojen na databázi ministerstva financí ARES, takže automaticky shromažďuje podklady pro fakturaci a celý proces zjednodušuje a urychluje.
  • Manažeři mají neustálý přehled o všech zadaných úkolech, které jednoduše spravují v prostředí intranetu. Koordinovat práci týmu jim navíc ulehčují sdílené kalendáře aktivit. Každé oddělení má přitom pro přehlednost vyhrazenou vlastní část intranetu.
  • Distribuce směrnic a manuálů je rychlejší a spolehlivější – zaměstnanci musejí přečtení potvrdit.

Použité moduly

aneb co může umět i váš intranet

  • Organizační struktura
    Přehledné zobrazení firemní struktury a její snadné prohledávání
  • Schvalování a správa smluv, faktur a korespondence
    Sjednocení postupů pro práci s listinami napříč společností
  • Centrální evidence úkolů
    Všechny úkoly včetně termínů pohromadě na jednom místě
  • CRM pro SharePoint
    Přehledná správa obchodní případů od nabídky po předání díla
  • Schvalování a správa interních dokumentů
    Snadná správa, schvalování a archivace interních dokumentů

Použité technologie

aneb bez čeho se neobejdeme

  • MS SharePoint Foundation 2013
  • MS SQL server express

Potřebujete podobné řešení?

Další reference