image

Biopol GN s.r.o.

Výrobci přípravků na klouby jsme vyvinuli objednávkový systém na míru

Výchozí problém

aneb co stálo u zrodu spolupráce

Společnost Biopol GN s.r.o. je českým distributorem značky Barny’s , která je v České republice známá především doplňky stravy a dalšími farmakologickými přípravky.

Kvůli důkladné kontrole výrobních postupů léčiv a jejich následné distribuce se firma rozhodla přesunout všechny dokumenty a objednávky do jednoho systému s možností online žádosti o dovolenou. Doposud museli zaměstnanci žádat o volné dny pomocí papírového formuláře, což komplikovalo rychlost schvalovacího procesu.

Řešení problému

aneb jak jsme vše napravili

Farmaceutické firmě jsme vylepšili intranet našimi standardizovanými moduly pro správu dokumentů, docházky a formulářů. Zároveň jsme navrhli úplně nové zpracování objednávek, které jsme vyvinuli přesně na míru podle požadavků zadavatele. Velkou změnou je chytré plánování a evidence dovolené, kdy zaměstnanec v systému SharePoint zažádá o dovolenou, která se následně uloží do kalendáře. Zde si ji může přednastavený schvalovatel přečíst a žadatel podle podbarvení zjistí, zda je žádost podána, schválena či zamítnuta.

  • Původní dokumenty na serverovém úložišti jsme přesunuli do knihovny intranetu, odkud si je může kdokoliv zobrazit i mimo kancelář, a to napříč všemi chytrými zařízeními.
  • Pracovníci mají díky modulu ISO dokumentace přehled o nových dokumentech, směrnicích a notifikacích.
  • Každý dokument či složka má nastavená oprávnění, k citlivým souborům se tak nedostanou nepovolaní lidé.

  • Staré verze dokumentů se ukládají a lze v nich číst. Možné je podívat se zpětně až o padesát kroků.

  • Objednávkový systém umožňuje evidovat a spravovat dodavatele, materiál a řeší správu dokumentů týkající se zásilky. Dodací listy, faktury a jiná prohlášení lze okamžitě předat například potravinářské inspekci.

  • Systém automaticky ukládá objednávky do PDF po jejich odeslání dodavateli.

  • SharePoint generuje úkoly v návaznosti na jednotlivé objednávky, směrnice, formuláře atd. Plnitelé obdrží v dostatečném předstihu notifikaci o novém úkolu e-mailem, aby zadaný úkol splnili v termínu.


Použité moduly

aneb co může umět i váš intranet

  • Rychlá žádost o dovolenou
    Jednoduchá žádost o sick day nebo dovolenou odeslaná nadřízenému
  • Schvalování a správa interních dokumentů
    Snadná správa, schvalování a archivace interních dokumentů
  • Objednávkový systém
    Přehledná správa a editace objednávek
  • Zabezpečený archiv smluv a dokumentů
    Zabraňuje manipulaci s dokumenty neoprávněnými osobami
  • Centrální evidence úkolů
    Všechny úkoly včetně termínů pohromadě na jednom místě
  • Firemní formuláře
    Zpřehledňují práci s formuláři ve firmě a udržují je aktuální

Použité technologie

aneb bez čeho se neobejdeme

  • MS SharePoint Foundation
  • MS SQL server

Potřebujete podobné řešení?

Další reference