image

Modul 04

Správa, distribuce a archiv interních dokumentů

Zdokonalte interní komunikaci a zlepšíte výkon celé firmy

Modul pro Microsoft SharePoint, který zlepší informovanost zaměstnanců díky efektivní distribuci nařízení, směrnic a dalších interních dokumentů. Navíc usnadní jejich vytváření, schvalování a archivaci v elektronické podobě. 

  • Získáte jistotu, že jsou všichni zaměstnanci (i bez PC) obeznámeni s důležitými dokumenty
  • Snadno ověříte, zda zaměstnanec obsah dokumentů pochopil
  • U každého dokumentu jednoduše zjistíte, kdo a jak jej upravoval
  • Vhodné pro směrnice, nařízení, firemní formuláře a další interní dokumenty

Fungování modulu a hlavní funkce

  Vytvoření nové směrnice v modulu Správa, distribuce a archiv interních dokumentů

I pro zaměstnance bez počítače

K interním dokumentům mají zajištěn přístup i zaměstnanci, kteří nepracují s počítačem. Zároveň s uložením dokumentu v elektronické podobě je totiž vygenerována tisková verze, kterou si pracovník bez přístupu k počítači přečte a porozumění obsahu potvrdí podpisem. Dokument pak stačí naskenovat a vložit do systému.

Automatická distribuce změn

Dokumenty lze průběžně měnit a upravovat. S každou změnou je upravená verze automaticky rozeslána všem zaměstnancům.

  Přiřazení skupin uživatelů, tzv. kloubouků ke směrnicím

Povinné zasílání k oponentuře

Když je vytvořen nový nebo upraven již existující dokument, nadřízený je vyzván k oponentuře. Dokument může schválit bez připomínek, upravit jej nebo připojit poznámky s připomínkami. Upravená verze je poté předána zpět autorovi.


Další funkce

  • Interní dokumenty jsou pro přehlednost automaticky číslovány
  • Předávací protokoly pro zaměstnance bez PC jsou generovány automaticky
  • U dokumentů je automaticky evidován datum poslední úpravy

Kompatibilita

  • Sharepoint 2013 Foundation
  • Sharepoint 2013 server
  • Sharepoint 2016
  • Sharepoint Online

Kdo tento modul využívá?

  • image
  • image
  • image
  • image
  • image
  • image
  • image
  • image
  • image
  • image
  • image
  • image
  • image
  • image

Zaujal vás tento modul?

a domluvíme se