image

Co umíme:

Zápisy z porad

Pořádejte porady, které přinášejí výsledky

S tímto řešením dáte vašim poradám řád. Každé setkání bude zdokumentováno v jednotné podobě a do detailu – kdo byl přítomen, co se probíralo, komu byl přidělen jaký úkol a do kdy jej má splnit. Získáte podrobný přehled o dění ve firmě. Šablona zápisu navíc sjednocuje způsob vedení porad napříč společností a zajišťuje srozumitelnost výstupů na všech úrovních.

  • Zaměstnanci budou z porady odcházet s jasně zadanými úkoly
  • Aktuální stav zadaných úkolů můžete kdykoliv ověřit
  • Snadno zjistíte, co se řešilo na jaké poradě

Fungování modulu a hlavní funkce

Zadání úkolů

Zápis z porady průběžně tvoří určený člověk, který zaznamenává nejen probíraná témata, ale také kdo byl přiřazen k jakému úkolu a do kdy jej má splnit. Všichni tak při odchodu přesně ví, co se po nich chce. Každý navíc obdrží zadání svých úkolů e-mailem a uvidí jej při každém přihlášení do intranetu na úvodní stránce. Systém následně automaticky kontroluje zadané termíny a upozorňuje řešitele a zadavatele na úkoly, které nejsou splněny včas.

 Detail zápisu porady s přílohami a volbou schvalovatelů
  • Přiřazeno
  • Splněno
  • Nesplněno
  • Nepochopil
  • Odmítnuto

Navazující porady

Součástí modulu je také možnost vytvářet zápisy navazující na předchozí porady, které vám pomohou udržet si přehled o stavu a vývoji zadaných úkolů a usnadní vám řízení především dlouhodobých projektů.

Povinné zasílání k oponentuře

Každý zápis z porady je automaticky poslán k oponentuře nadřízenému, který jej může doplnit o poznámky nebo rovnou schválit. Schválením se zápis včetně případných poznámek pošle zpět autorovi.

Automatická distribuce úkolů

Jakmile zápis schválí nadřízený, finální verze je automaticky zaslána všem, kteří se porady zúčastnili. Zároveň jsou řešitelé přiřazeni k zadaným úkolům, o čemž jejich nadřízené informuje notifikace.

Zaslání zápisu externímu řešiteli

Porady se mohou účastnit také externí spolupracovníci bez přístupu do intranetu. Při zakládání zápisu stačí zadat jejich kontaktní informace a po schválení obdrží finální verzi zápisu e-mailem v PDF souboru.


Další funkce

  • K zápisu lze přikládat přílohy
  • Rozpracovaný zápis je průběžně automaticky ukládán
  • Do zápisu lze vložit odkazy na jiné dokumenty v systému
  • Odkazy jsou automaticky směřovány na nejaktuálnější verzi dokumentu
  • V zápisech lze fulltextově vyhledávat
  • Lze zaznamenat, kdo na poradě byl a nebyl přítomen

Možná technická provedení

MS SharePoint / ERP nadstavba

Platformu implementace volíme, jakmile zjistíme zákazníkovy potřeby a kompatibilitu jeho infrastruktury.


Zaujal vás tento modul?

a domluvíme se