image

Co umíme:

Řízenou ISO dokumentaci

Jasně definovaný postup a práce s dokumenty

S řízenou dokumentací budete mít veškeré dokumenty v online systému. Díky efektivní distribuci nařízení, směrnic, smluv a formulářů zlepšíte informovanost zaměstnanců. Získáte jistotu, že jsou všichni obeznámeni s důležitými dokumenty a uspoříte čas složitým předáváním úkolů z jednoho zaměstnance na druhého. Jednoduše nadefinujete postupy a následně se vše řídí automaticky. Systém hlídá platnosti veškerých dokumentů, takže nic nezmeškáte.

  • Jednodušší domluva mezi zaměstnanci
  • Úspora času díky automatizaci firemních postupů
  • Přehlednost ve velkém množství dokumentů

Fungování modulu a hlavní funkce

Upozornění na novou verzi dokumentu

S každou změnou je upravená verze dokumentu automaticky rozeslána všem zaměstnancům. Snadno ověříte, kdo a kdy si dokument přečetl. Systém zároveň jednoduše definuje distribuci souborů.

  Konfigurace oprávnění v modulu Zabezpečený archiv smluv a dokumentů

Zabezpečení citlivých údajů

U dokumentu, smlouvy nebo formuláře můžete jednotlivým zaměstnancům nastavit přístupová práva. Soubor mohou zaměstnanci číst, kopírovat, odeslat e-mailem, vytisknout, stáhnout nebo upravovat. Tyto možnosti lze zakázat heslem. Ke specifickým dokumentům se tak dostanou pouze určení pracovníci.

  Příklady firemních formulářů

Archivace faktur, smluv a formulářů

Systém nastaví postup archivace elektronických dokumentů a při uložení do archivu je zaevidována jejich platnost, takže vás automaticky upozorní, jakmile se přiblíží jejich vypršení.


Další funkce

  • Interní dokumenty jsou pro přehlednost automaticky číslovány
  • Lze vytvořit šablony formulářů
  • Papírové dokumenty je možné převést do elektronické podoby
  • Datum poslední úpravy je automaticky evidováno u všech dokumentů
  • V archivu a jakémkoliv dokumentu lze fulltextově vyhledávat podle mnoha kritérií

Možná technická provedení

MS SharePoint / ERP nadstavba

Platformu implementace volíme, jakmile zjistíme zákazníkovy potřeby a kompatibilitu jeho infrastruktury.


Zaujal vás tento modul?

a domluvíme se